2020 júliusi változások 3.

Kategória: Július

2020 Július 01-től életbe lépő változások I.

3. rész a tipikus hibákról

 

Az Állam nem titkolt célja a gazdaság fehérítése, az ellenőrzések megkönnyítése, szűrés, kiválasztás elősegítése, és a papír alapú számlák jelentős csökkentése.

A vállalkozások nagy része kis családi cég, vagy egyéni vállalkozás. Sok cégvezető egy személyben a munkás, ügyvezető, mindenes, vezetői tapasztalat, és pénzügyi ismeretek nélkül. Emiatt sokszor előfordul, hogy hibáznak, ami nem feltétlenül jelenti, hogy szándékos.

Itt van jelentősége annak, amit már korábban említettem, hogy az általam összeszedett tipikus hibákat kerüljük el, mert júliustól az előbb említett szűrön ezek fennakadhatnak. A gyűjtemény nem teljes, de a leggyakrabban előforduló, tipikus eseteket szedtem össze. Ezzel próbálom még segíteni a vállalkozókat, hogy ne kelljen feleslegesen magyarázkodni.

 

Elhagytam, meggondoltam, véletlenül került rá:

  1. A partner cégek ugyan úgy jelentik a számláikat a NAV felé, melyeket akár dátumra is össze futtathatnak. Amennyiben nem, vagy később érkezik a könyvelés felé a költségszámla, úgy nem fog egyezni a NAV-nál szereplő adatokkal.
  2. Elveszítjük a számlát, vagy mégsem szeretnénk ezt a költséget elszámolni, és nem jut el a könyvelésre. Sajnos ilyen esetben is a szűrőn fennakadhat, és kérdést tehetnek fel, hogy miért nem lett elszámolva.
  3. Van olyan eset, hogy az áruházban nem csak céges vásárlást ejtünk, hanem saját célra is vásárolunk. Ilyenkor a kasszánál tegyük közé „következő vásárló” elválasztót, hogy a számlára ne kerüljön a fúrógép mellé a sport szelet.

 

Kuponok, utalványok, kedvezmények:

  1. Kapunk karácsonyra mondjuk egy vásárlási utalványt. Januárban pedig abban az áruházban vesszük meg az irodai széket, de utalvánnyal fizetjük ki. Sajnos a bizonylaton ez látszik. Ez egy tipikus hiba, mert a cégnek nem volt utalványa, azt magánszemélyként kaptuk, nincs a nyilvántartásban. Az utalvány fizető eszköznek számít, ha a cég nem rendelkezik vele, nem tudna fizetni sem vele. Szabály szerint ezeket nyilván kéne tartani, vezetni.
  2. Az előzőhöz kapcsolódik, de mégis picit más, a pontgyűjtő kártyák, és kedvezmények. Magánszemélyként van pontgyűjtő kártyánk, de amikor azzal fizetünk, a bizonylaton ez is ugyanúgy látszik. Ahogy az előzőt, ezeket is a cégnek nyilván kéne tartani, mert ha kedvezmény kap, vesz igénybe, akkor az azért van, mert ott vásárolt már X összeget.
  3. Kuponokkal ugyanaz helyzet.  

 

Ezekben az esetekben ha a vásárlás minden mozzanatát a cég teszi, akkor nem gond, csak akkor, ha keveredik.

 

  1. Kézzel kiállított számlák esetében a dátum nem lehet visszamenőleges, mert 4 napon belül jelenteni kell, a sorszámokkal együtt annak is növekedni kell.
  2. A kézzel kiállított számlákat lehetőség szerint olvashatóan kell/ene kitölteni. Sajnos már nem kötelező a VTSZ szám kiírása, de ha a szöveg is olvashatatlan, akkor hogyan döntse el a könyvelő, hogy mi volt a költség, levonható-e az ÁFA? Bevallásban hol szerepeljen? Ez is hibaforrás, hiszen aki kiállította, az jelenti, gondolom a saját írását el tudja olvasni. A vevő könyvelője pedig a legjobb tudása szerint próbálja a helyére tenni, de nem biztos, hogy jó helyre.
  3. Rezsiszámlák! A cég székhelye vagy telephelye a lakásunk volt, és minden számla a cég nevére szól. Igaz már nem az a székhely, de még KFT nevére szólnak a számlák mert nem írattuk át a szolgáltatónál. Fenn fog akadni a szűrőn.
  4. Céges vásárláskor kártyával fizetünk, de véletlenül a saját maszek kártyánkat használjuk. Ne legyen ilyen! A számlán szerepel, hogy bankkártya, de a céges bankszámláról nem volták le. A NAV ezt úgy tekinti, hogy nem a cég fizette, ezért a költség nem levonható. (ellenőrzési tapasztalat)
  5. Az előző pont fordítva is előfordulhat. Saját ügyeink fizetésénél véletlenül a céges kártyát használjuk. A NAV szemében ez indokolatlan költés. Nem a cég érdekében felhasznált költség, vissza kell fizetni. Gondatlan pénzkezelés.

 

Az előző pontoknak a lényege azért az, hogy csak akkor kérjünk számlát, ha valóban a vállalkozás költsége, de ha kértünk akkor meg teljeskörűen el kell juttatni a könyvelés részére. Tévedni emberi dolog, és véletlenül is előfordulhat ha szerepel a rendszerben már a cég neve. Javítani, helyesbíteni lehet, de vissza kell menni a boltba és ha partnerek benne, akkor javítják a számlát. Nem a könyvelő feladata ezeket elbírálni, kiszűrni, javítani. Ez vezetői döntés, és feladat, hogy valóban a cég érdekében felmerült költség vagy sem. Illetve, hogy a cég valóban kifizette azt a számlát, elköltötte az az összeget?

 

A NAV ezekkel az adatokkal sok mindent tud felmérni. Az anyag és áruvásárlásból tud következtetni vagy kalkulálni a bevételre. Számlánként látja, hogy mit helyeztünk levonásba. Jogos költségeket tettünk-e a könyvelésbe. A tevékenységi kör azért némiképp korlátoz. Ugyan biztos akadnak fantázia dús vállalkozások, hogy miért is került a havi anyagba a nyaralási számla, de ezt már valószínű, hogy nem a könyvelőnek kell megmagyarázni, hanem majd egyenesen a NAV-nak.

 

Nem volt célom a riogatás, csak szerettem volna felhívni a figyelmet ezekkel a példákkal. Senkit sem fognak felnégyelni, ha esetleg hiba csúszik a gépezetbe, egyszerűen csak jobban kell figyelni. Azért az arányok számítanak inkább, ha egy párszor hibát vétünk, és nem jut el a számlánk a könyvelőhöz a NAV talán észre is veszi, és nem is fog szólni. Azonban ha az ilyen hibák notóriusan előfordulnak, visszatérő, rendszeres, akkor az már ellenőrzésre adhat okot. Sajnos már van aki csak megszokásból is számlát kér, figyelmetlenek vagyunk, majd a könyvelő helyre hozza címszóval. Rossz hírem van, sajnos ezentúl ő már utólag nem tudja korrigálni.

Van még idő, júliusban lép csak életbe a rendszer, és fel lehet rá készülni, hogy figyelmesebbek legyünk. Már most is lehet pontosabban kezelni a számlaügyeinket. Jobban elválasztani a magánügyeket a vállalkozástól.

Előnyére is lehet fordítani a változást, hatékonyabb lehet a cég. Tisztább lesz a rendszer. Ehhez az kell, hogy elfogadjuk a változást, és másként álljunk hozzá.

 

2020. április 15.

Találatok: 63